Home page

SecurComp srl

Procedura per la gestione di chiavi di sicurezza

Sommario

attenzione: questa procedura e' coperta da copyright

l'uso di essa e' consentito al solo ente concessionario, con esclusione di altri enti ad esso collegati per ragioni finanziarie e commerciali

è consentita la duplicazione solo ai fini di un più razionale utilizzo interno

i- Bozza di procedura interna per la gestione di chiavi, aventi caratteristiche di sicurezza.

1. Scopo e decorrenza

Lo scopo della procedura è quello di consentire un ordinata e sicura distribuzione di chiavi, che consentono l'accesso ad aree ed a contenitori, aventi carattere di riservatezza.

La decorrenza della procedura è fissata dal............

2. Responsabile della attuazione della procedura

3. Affidamento in custodia di chiavi

4. Duplicazione di chiavi

5. Diligenza della custodia e restituzione

La diligenza di cui all'art. 1768 C.C. si applica in modo particolare nei modi seguenti:

• conservazione sulla propria persona della chiave, od in luogo ignoto e/o non accessibile a terzi, ivi inclusi altri dipendenti aziendali o familiari;
• non esibizione delle chiavi stesse;
• non divulgazione del fatto che la chiave stessa è stata a lui affidata in custodia;
• non affidamento, neppure temporaneo, a chicchessia della chiave stessa (art. 1770 C.C.).

6. Denuncia di smarrimento

La denuncia di smarrimento deve essere fatta con un qualsiasi mezzo, che unisca le caratteristiche di rapidità e di riservatezza della comunicazione.

E' vietata la divulgazione dell'avvenuto smarrimento della chiave a chiunque altro.

7. Cessazione della custodia

8. Documentazione della custodia

Il dipendente può chiedere di conservare copia di detta scheda personale, purché tale custodia si realizzi con le avvertenze di cui al punto 5.

Ove il responsabile di cui al punto 2 rifiuti di prendere in consegna la chiave, si applica la disposizione dell'art. 1771 C.C., salvo quanto previsto dall'art. 1177 del C.C.

9. Univocità della chiave

10. Cessazione del rapporto di lavoro

NOTA BENE

E' raccomandabile la trascrizione integrale degli articoli citati del Codice Civile, per assicurarne una miglior comprensione, da parte del dipendente.

ii- BOZZA DI MODULO DI CONSEGNA E RESTITUZIONE CHIAVI

Sig. .......................................................

Insediamento................................................

Contrassegno della chiave	Data di consegna	Data di restituzione	Sigla del depositario	Note

N.B.: la firma di questo modulo da parte del depositario costituisce esplicita comprensione ed accettazione del regolamento di custodia delle chiavi.

Il depositario inoltre dichiara di avere letto e compreso il foglio di raccomandazione per la custodia delle chiavi, che gli è stato contestualmente consegnato (Allegato B).

iii- RACCOMANDAZIONI PER LA DILIGENTE CUSTODIA DELLE CHIAVI (DA CONSEGNARE AL DIPENDENTE)

Oltre alle modalità e raccomandazioni riportate nella procedura di gestione delle chiavi, la attenzione del depositario è attratta sui punti seguenti.

1. Una chiave non deve mai essere lasciata abbandonata, neppure per pochi istanti, perché è facile copiarla con mezzi meccanici od addirittura "leggerla" o memorizzarla.
Per lo stesso motivo la chiave non deve mai essere mostrata a terzi, anche dipendenti.

2. Non lasciate la chiave nel cassetto della scrivania aperto, o chiuso con una chiave a bassa sicurezza.

3. Non lasciate la chiave nella tasca della giacca, appesa nell'ufficio od appoggiata alla spalliera di una sedia o comunque abbandonata.

4. Non portate la chiave appesa alla cintura con un portachiavi, a meno che non ne sia assicurata la invisibilità.

5. Non attaccate alcun contrassegno alla chiave, che ne riveli in qualche modo la destinazione e l'uso.

6. Non conservate le chiavi in grandi mazzi, che sono scomodi da utilizzare e facilmente abbandonati.

7. Se possibile, non abbandonate mai la chiave durante l'orario di ufficio e non portatela indosso durante i fine settimana o le uscite serali.

8. Conservate la chiave nella vostra abitazione in un luogo difficilmente individuabile e separato dalle altre chiavi della vostra abitazione.

9. Ricordatevi di denunciare immediatamente lo smarrimento della chiave. Anche il solo dubbio di averla temporaneamente smarrita o dimenticata altrove, oppure il dubbio che essa sia stata osservata da occhi indiscreti o non autorizzati, deve essere riferito immediatamente al responsabile della sicurezza.

10. Se avete qualche dubbio sul fatto che terzi abbiano potuto copiare o "leggere" la chiave, comunicatelo al responsabile dell'insediamento. Egli deciderà se è il caso o meno di provvedere alla sostituzione.

11. Ricordatevi che è meglio un falso allarme che una segnalazione giunta troppo tardi.

12. Non fate e non consentite che si facciano duplicati di chiavi.

13. Smarrire una chiave può capitare a tutti, ma la mancata o tardiva denuncia dello smarrimento è prova di incapacità di assumere posizioni di responsabilità e prova di immaturità professionale.

iv- BOZZA DI MODULO DI REGISTRAZIONE DELLA STORIA DELLA CHIAVE

Allegato C

Insediamento......................................................

Contrassegno della chiave...................................

Contrassegno della serratura................................

Data di consegna	Nome del dipendente	Data di restituzione	Note

v- SCHEDA TECNICA DELLA SERRATURA DI SICUREZZA

Allegato D

Insediamento................................................

Contrassegno della serratura................................

Ubicazione fisica...........................................

Descrizione della serratura.................................

Data installazione
Contrassegni delle chiavi

N.B.: La seconda, la terza e la quarta colonna devono essere utilizzate ove la serratura sia a chiave intercambiabile.

In tal caso nella corrispondente colonna "Data di installazione" si indicherà la data della modifica della mappatura della serratura.

Osservazioni particolari....................................
...........................................................

vi- CONSIDERAZIONI GENERALI E RACCOMANDAZIONI SULLA CONSERVAZIONE DI CHIAVI DI RISERVA E CHIAVI DI RISPETTO PER SERRATURE A CHIAVE CAMBIABILE

In linea di massima, al dipendente non interessa nulla il fatto che la chiave a lui affidata in deposito sia appartenente ad una serratura a chiave cambiabile, oppure no.

Trattasi infatti di un aspetto tecnico, che agevola l'opera di sostituzione della codifica, in caso di necessità od urgenza, senza in nulla modificare le procedure o le cautele di consegna e conservazione.

Pertanto questa particolarità tecnica può anche non esser portata a conoscenza dei dipendenti.

La tecnica costruttiva della serratura a chiave cambiabile è di due tipi:
- serratura in cui la cambiabilità è possibile, a serratura aperta, con la semplice introduzione di una nuova chiave;
- serratura in cui la cambiabilità, sempre a serratura aperta, è possibile solo dopo aver azionato un appropriata chiave di abilitazione, non normalmente disponibile. Questa chiave deve esser conservata ed usata solo dal responsabile della operazione di cambio chiave.

E' sempre preferibile l'impiego di questo secondo tipo di serratura, perché si evita che, per dolo o colpa, la codifica possa esser cambiata da chiunque si imbatta in una serratura aperta e disponga di una nuova chiave.

Per ragioni di facile identificabilità e per render più difficoltosa una sostituzione della chiave con una copia abusiva, è raccomandabile che tutte le chiavi siano marchiate con un contrassegno univoco qualsivoglia. Ove la chiave non disponga di tale contrassegno, si può applicare all'impugnatura un sigillo univoco induplicabile, di piccole dimensioni, che raggiunge lo stesso scopo.

Per una appropriata gestione di una serratura a chiave cambiabile, l'Istituto deve dotarsi di una adeguata scorta di chiavi (almeno il triplo delle serrature in uso), da utilizzare come riserva a disposizione. Tutte queste coppie di chiavi devon esser conservate in buste in plastica sigillate, di un colore specifico (ad esempio blu), chiuse da un sigillo induplicabile ed inviolabile, senza lasciar segni di effrazione. Si raccomanda, in particolare, che l'operazione di imbustamento iniziale sia compiuta da altra persone e che, per massima sicurezza contro copie radiografiche, la mappa delle chiavi sia avvolta in una sottile sfoglia di piombo, dello spessore di mm 1 circa. La stessa precauzione potrà prendersi nei confronti delle chiavi di riserva, conservate in altre buste (vedi poi). Le buste blu devon esser conservate alla rinfusa.

All'atto del cambio chiave, il dipendente deve essere invitato a scegliere una busta qualsivoglia ed il sigillo deve esser aperto in sua presenza ed il suo numero confrontato con quello registrato all'interno della busta stessa. Egli avrà così la prova che la sua chiave non è stata in precedenza esaminata o verificata da estranei.

Le due chiavi vengono prelevate ed una viene consegnata formalmente al dipendente, secondo le modalità illustrate nella bozza di procedura.

La chiave rimanente viene infilata in un'altra busta, di diverso colore (ad esempio rossa) e viene sigillata con un sigillo induplicabile, il cui numero di riferimento viene trascritto dal dipendente su una scheda, che viene controfirmata dal responsabile e posta all'interno della busta.

Le buste con la chiave di riserva vanno conservate in un contenitore di sicurezza, ordinate per numero crescente di sigillo (ad esempio) e con le appropriate precauzioni, lontano dall'insediamento in causa, ma non così lontano che, in caso di emergenza, essa non sia ricuperabile con celerità, ad esempio nel giro di due ore. Ciò presuppone, per insediamenti sparsi sul territorio nazionale, di allestire degli idonei centri di deposito.

Il numero del sigillo viene utilizzato come indice per il reperimento della chiave, ma sulla busta non deve esser indicato l'insediamento o la serratura cui la chiave si riferisce. Tale informazione sarà affidata ad altro dipendente dell'Istituto, che la riporterà in apposito registro. Così facendo, si evita che il furto o la sottrazione temporanea di una busta con la chiave di riserva permetta al malvivente di riconoscere la serratura, cui di riferisce.

All'atto della sostituzione di una chiave cambiabile, il responsabile potrà utilizzare in due modi la chiave resa. Se essa si presenta in buone condizioni di funzionalità (non presenta segni di usura o denti logori o piegati), la chiave (le chiavi) potrà esser risigillata in una busta di colore blu ed esser riutilizzata in futuro. Diversamente, le chiavi vanno distrutte.

In caso di cambio di serratura, raccomando la distruzione della serratura o la sua ricifratura a cura del fabbricante. La serratura, in questo caso, potrà esser utilizzata come parte di ricambio.

L'operazione di cambio chiave deve, per il fatto che è necessario utilizzare una chiave di abilitazione al cambio, presso l'insediamento ove si trova al serratura. In questo caso, il responsabile porterà seco un adeguato numero di buste blu, tra le quali il dipendente potrà scegliere la chiave. Deve esser consentito al dipendente di scegliere anche presso la Sede Centrale, se così da lui desiderato.

Ove, per ragioni di urgenza, si debba violare la busta della chiave di riserva, va immediatamente ripetuta la procedura di cambio chiave o di sostituzione della serratura, annotando il fatto su apposito registro ed informando al più presto il dipendente coinvolto. virgin hair extensions